მონაცემთა დამუშავების შეთანხმება

1. მხარეები და როლები

ეს შეთანხმება არის KeepUp-ის მომსახურების ხელშეკრულების ნაწილი. კლიენტი ორგანიზაცია არის დამმუშავებელი, ხოლო შპს „ქიფაფ“ („KeepUp“) - უფლებამოსილი პირი „პერსონალურ მონაცემთა დაცვის შესახებ“ საქართველოს კანონის მნიშვნელობით.

KeepUp მონაცემებს ამუშავებს მხოლოდ კლიენტის დავალებით: ხელშეკრულებით, ამ შეთანხმებით და კლიენტის მიერ სისტემის პარამეტრებში გაკეთებული არჩევანით (მაგ. AI რჩევის ჩართვა, SMS-ის წესები).

2. დამუშავების საგანი, მიზანი და ვადა

მიზანი: ტექნიკის მომსახურების მართვის მომსახურების მიწოდება - განაცხადების მიღება, შეტყობინება, შესრულება, ისტორია და ანგარიშგება. ვადა: ხელშეკრულების მოქმედების ვადა და მე-11 ნაწილში აღწერილი წაშლის პერიოდი.

3. სუბიექტები და მონაცემთა კატეგორიები

მონაცემთა სუბიექტები:

• კლიენტის თანამშრომლები (ტექნიკოსები, მენეჯერები, ადმინები, დირექტორები);
• ადამიანები, რომლებიც QR კოდით ტექნიკის პრობლემას აცნობებენ (მაგ. ექთანი, მიმღები);
• სხვა ადამიანები, რომლებსაც მომხმარებლები კომენტარებში ახსენებენ.

მონაცემთა კატეგორიები:

• სახელი, ტელეფონის ნომერი, როლი, მორიგეობა და შეტყობინებების პარამეტრები;
• განაცხადები: აღწერა, ფოტოები, ხმოვანი ჩანაწერები, კომენტარები, სტატუსების ისტორია და დრო;
• განმცხადებლის სახელი და როლი (სურვილისამებრ);
• აქტივები, ლოკაციები, გეგმიური მომსახურება, ხარჯები და ატვირთული დოკუმენტები;
• ტექნიკური მონაცემები: შესვლის სესიები, მოწყობილობის push ტოკენები, შეტყობინებების ჟურნალი (დაფარული ნომრით).

განსაკუთრებული კატეგორიის მონაცემები, მათ შორის პაციენტის ჯანმრთელობის მონაცემები, არ მუშავდება. კლიენტი ავალებს თანამშრომლებს, ასეთი მონაცემები სისტემაში არ შეიტანონ.

4. კონფიდენციალურობა

მონაცემებზე წვდომა აქვთ მხოლოდ KeepUp-ის იმ თანამშრომლებს, ვისაც ეს მომსახურებისთვის სჭირდება და ვინც კონფიდენციალურობის ვალდებულებით არის შეზღუდული. KeepUp-ის გუნდი კლიენტის სამუშაო სივრცეში შედის მხოლოდ მხარდაჭერის წვდომით, რომელიც კლიენტისთვის ხილულია, ვადიანია და კლიენტს შეუძლია ნებისმიერ დროს გამორთოს.

5. უსაფრთხოების ზომები

• ყველა კავშირი დაშიფრულია (HTTPS/TLS);
• თითოეული ორგანიზაციის მონაცემები გამიჯნულია მონაცემთა ბაზის დონეზე (row-level security), სისტემა კი ბაზას შეზღუდული უფლებებით უკავშირდება;
• პაროლები ინახება მხოლოდ ჰეშის სახით (argon2id); სესიისა და მოწვევის ტოკენებიც - ჰეშით;
• შესვლა SMS კოდით ან პაროლით; კოდებსა და შესვლის მცდელობებს აქვს ლიმიტი;
• ფაილები ინახება დახურულ საცავში და იხსნება მხოლოდ 10-წუთიანი ხელმოწერილი ბმულით;
• სერვერები ევროკავშირშია (გერმანია); დაშიფრული სარეზერვო ასლი კეთდება ყოველ ღამე სხვა ლოკაციაზე (ფინეთი), აღდგენა კი მოწმდება ყოველ კვირა;
• სერვერზე შესვლა შესაძლებელია მხოლოდ SSH გასაღებით; უსაფრთხოების განახლებები ავტომატურია, ღიაა მხოლოდ საჭირო პორტები;
• შეცდომების ანგარიშებიდან ტელეფონის ნომრები, კოდები და ტოკენები იშლება გაგზავნამდე.

6. ქვე-უფლებამოსილი პირები

კლიენტი თანხმობას აძლევს შემდეგ ქვე-უფლებამოსილ პირებს:

• Hetzner Online GmbH - სერვერები და სარეზერვო ასლები (გერმანია, ფინეთი);
• uBill (საქართველო) - SMS-ის გაგზავნა;
• Functional Software, Inc. (Sentry) - შეცდომების ანგარიშები (ევროკავშირი), პერსონალური მონაცემების მოცილებით;
• Google (Firebase Cloud Messaging), Apple (APNs) და ბრაუზერების push სერვისები - შეტყობინებები;
• Backblaze, Inc. (თუ ჩართულია) - მეორე დაშიფრული სარეზერვო ასლი (ევროკავშირი);
• AI სერვისის მიმწოდებელი (ამჟამად Anthropic, PBC, აშშ) - მხოლოდ თუ კლიენტის ადმინი AI რჩევას ჩართავს; მონაცემები იგზავნება პერსონალური მონაცემების მოცილების შემდეგ და მოდელების გასაწვრთნელად არ გამოიყენება.

ახალი ქვე-უფლებამოსილი პირის დამატებამდე 30 დღით ადრე ვაცნობებთ კლიენტს, რომელსაც შეუძლია დასაბუთებული წინააღმდეგობა გამოთქვას. თითოეულ მათგანს ვაკისრებთ მონაცემთა დაცვის არანაკლებ მკაცრ ვალდებულებებს.

7. საერთაშორისო გადაცემა

ძირითადი მონაცემები ინახება ევროკავშირში. საქართველოს ფარგლებს გარეთ მონაცემების გადაცემა (მაგ. შეცდომების ანგარიშები, push შეტყობინებები, ჩართვის შემთხვევაში - AI რჩევა) ხდება მხოლოდ კანონით გათვალისწინებული გარანტიებით.

8. დახმარება კლიენტისთვის

KeepUp ეხმარება კლიენტს მონაცემთა სუბიექტის მოთხოვნების (წვდომა, გასწორება, წაშლა) შესრულებაში და, საჭიროების შემთხვევაში, დამუშავების ზეგავლენის შეფასებაში. KeepUp-თან პირდაპირ მოსულ მოთხოვნას კლიენტს გადავუგზავნით 5 სამუშაო დღეში.

9. ინციდენტები

უსაფრთხოების ინციდენტის აღმოჩენისას KeepUp დაუყოვნებლივ, არაუგვიანეს 48 საათისა, აცნობებს კლიენტს: რა მოხდა, რომელ მონაცემებს შეეხო და რა ზომები მივიღეთ. ეს კლიენტს ეხმარება, კანონით დადგენილ ვადაში აცნობოს პერსონალურ მონაცემთა დაცვის სამსახურს და დაზარალებულ ადამიანებს.

10. აუდიტი

KeepUp კლიენტს აწვდის ინფორმაციას, რომელიც საჭიროა ამ შეთანხმების შესრულების დასადასტურებლად. კლიენტს შეუძლია ჩაატაროს აუდიტი წელიწადში ერთხელ, 30 დღით ადრე შეტყობინებით, სამუშაო საათებში და სხვა კლიენტების მონაცემების კონფიდენციალურობის დაცვით.

11. შეწყვეტისას

ხელშეკრულების შეწყვეტიდან 30 დღის განმავლობაში KeepUp, მოთხოვნისამებრ, გადასცემს კლიენტს მის მონაცემებს (Excel/CSV, ფოტოები - ZIP არქივში); 90 დღის შემდეგ კი სრულად წაშლის მათ სისტემიდან. სარეზერვო ასლებიდან მონაცემები ავტომატურად ქრება არაუგვიანეს 6 თვეში; მანამდე ისინი დაშიფრულია და სხვა მიზნით არ გამოიყენება. მონაცემებს, რომელთა შენახვასაც კანონი მოითხოვს, ვინახავთ კანონით დადგენილი ვადით.

12. კონტაქტი

ელფოსტა: info@keepup.ge
ტელეფონი: +995 599 06 60 05